Ventes : du premier contact à l’argent dans votre compte
Les ventes de Convergence ERP suivent un client du premier appel au dernier paiement sans que personne ne saisisse deux fois la même chose. Un prospect devient une soumission, la soumission devient une commande, la commande est expédiée, l’expédition est facturée et le paiement boucle la boucle. Les taxes, la numérotation et la comptabilité suivent d’elles-mêmes.
Ce que vous obtenez
- Prospects, soumissions avec révisions et commandes
- Expéditions avec grilles de tarifs de transporteurs, partielles ou complètes
- Factures en séquence, TPS et TVQ, selon la quantité expédiée
- Conditions de paiement, rappels, balance âgée et relevés
- Retours, notes de crédit et remboursements
- Un portail client pour voir les factures et payer par carte
Du prospect à la soumission
Un prospect est une personne à qui vous n’avez pas encore vendu. Quand la soumission est acceptée, le prospect devient un client et la soumission devient une commande. Une soumission prend des lignes de votre liste de produits ou des lignes libres, un rabais sur une ligne ou sur tout le document, et une ligne de livraison tarifée selon vos propres grilles. Quand le client demande une modification, vous faites une révision : l’ancienne soumission reste au dossier, le nouveau brouillon y est lié, et la facture indique plus tard de quelle soumission elle vient. Les soumissions partent par courriel en PDF, avec un lien où le client accepte ou refuse.
Commandes, expéditions et factures
Une commande confirmée réserve le stock. Vous l’expédiez d’un seul coup ou en plusieurs expéditions, chacune avec son transporteur et son numéro de suivi, et l’expédition sort la marchandise du stock. Les factures se font à partir de la commande, ou selon la quantité réellement expédiée, et peuvent suivre les expéditions automatiquement. Les numéros se suivent sans trou, la TPS et la TVQ sont ajoutées par défaut, et une facture garde une copie du client, de l’entreprise et des taxes : une modification ultérieure ne la change jamais. Une facture n’est jamais supprimée : elle est annulée, et la comptabilité suit.
Se faire payer
Les conditions de paiement, de Net 15 à Net 120, se règlent par client et passent sur les soumissions, les commandes et les factures; l’échéance se compte à partir de la date de la facture. Vous inscrivez les paiements un à un, et les clients peuvent payer par carte depuis leur portail une fois votre propre compte Stripe connecté. Des courriels de rappel partent d’eux-mêmes un nombre de jours choisi avant ou après l’échéance, et toute personne des Ventes peut garder des notes de recouvrement datées sur un client. Une balance âgée en six tranches, à la date de votre choix, et les relevés de compte montrent d’un coup d’œil qui doit quoi.
Retours, crédits et remboursements
Quand de la marchandise revient, un retour la remet en stock. Une note de crédit réduit la facture, et quand de l’argent retourne au client, un remboursement le consigne. Un crédit sans facture est gardé pour le client et appliqué à une facture ultérieure. Chacune de ces opérations est inscrite aux livres le jour où elle a lieu, si bien que les comptes clients correspondent toujours à ce que les clients doivent.
En français ou en anglais, avec les bonnes personnes
Chaque document est produit dans la langue du client : le français, sauf si le client préfère l’anglais. Chaque personne ne voit que ce que son rôle permet. Le coût et la marge d’une ligne, par exemple, ne s’affichent que pour les personnes qui ont le droit de les voir. Tout ce qui change est inscrit au journal d’activité avec le nom de la personne qui l’a fait.
Questions
Puis-je facturer une taxe différente selon la destination de la marchandise?
Oui. Vous pouvez activer la taxe selon la province de livraison : la province est trouvée à partir de l’adresse de livraison, et les soumissions et les factures prennent les taux de la province où va la marchandise. C’est désactivé tant que vous ne l’activez pas.
Un client peut-il accepter une soumission sans se connecter?
Oui. Le courriel contient un lien où le client accepte ou refuse, et votre soumission suit sa réponse.
Qu’arrive-t-il à une facture faite par erreur?
Elle est annulée, jamais supprimée : la numérotation n’a donc pas de trou et la comptabilité garde une trace. L’écriture aux livres est renversée.
Puis-je facturer seulement une partie d’une commande?
Oui. Vous pouvez facturer selon la quantité qui a été expédiée, à la main ou automatiquement, et la commande garde la trace de ce qui reste à facturer.
Mes clients ont-ils besoin d’un compte?
Pas de mot de passe du tout : un client ouvre le portail avec un lien envoyé à son courriel, et ne voit que ses propres factures, visites et messages.
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